Tijdens het congres van 1 oktober is er al een tipje van de sluier gelicht rondom de ontwikkeling van Facilitor 5i. Bij SG|facilitor is het al een tijdje het gesprek van de dag, maar waar hebben we het nu eigenlijk over? En wat is nu de impact van deze ontwikkeling? In gesprek met Peter Feij, over de gedachten achter deze vernieuwde Facilitor versie. 
 
In maart 2009 zijn we begonnen met de ontwikkelingen van 5i, uiteraard na veel voorbereidingen. We zijn begonnen met een inventarisatie van alle wensen en eisen die we in de afgelopen 5 jaar verzameld hebben. Deze punten zijn in categorieën ingedeeld en per categorie hebben we -consultants, ontwerpers, specialisten en gebruikers- gekeken hoe we daar de beste oplossing voor konden bedenken. Daarbij hebben we de hulp ingeroepen van een zogenaamde klankbordgroep, bestaande uit ervaringsdeskundigen van grote en kleinere klanten van SG|facilitor. Belangrijke keuzes hebben we aan hen voorgelegd en hun ervaringen met het pakket hebben zodoende bijgedragen aan het resultaat.
 
Is Facilitor 5i dan iets compleet anders dan 4i?
 
Ja en nee, de vernieuwing hebben we 5i genoemd en het is nadrukkelijk een grote verandering ten opzichte van 4i. Dat wil niet zeggen dat je er andere zaken mee kunt regelen; je kunt er dezelfde zaken op een veel eenvoudigere, directere manier mee. Als gebruikers er naar volle tevredenheid mee werken, gaat het ook meer opleveren voor de organisatie.
 
Voorspelbaarheid is een belangrijke factor: het is prettig om ermee te werken, je hebt er geen last van.
 
Het was een ambitieus plan, maar hoe meer we eraan werkten, hoe mooier het werd. We werden er steeds enthousiaster van en nog steeds verbazen we ons wel over hoe mooi het wordt. Nu komt de tijd dat we het graag aan alle klanten willen tonen.
 
Om specifiek te zijn, wat is er nou bijzonder aan 5i?
 
De belangrijkste, meest in het oog springende wijziging is wel de volledig veranderde user interface. We hebben de afgelopen 15 jaar ontwikkeld op basis van functionaliteit; het FMIS moest iets kunnen, dus dat ontwikkelden we. Het moest meer kunnen dus we ontwikkelden er meer bij. Achteraf zie je de rode draad hierin en ben je dus in staat om zaken gebaseerd op echte praktijkervaringen te uniformeren. De functionaliteit die we nu hebben, blijft. De samenhang en mogelijkheden om van de ene module naar de andere te schakelen, zijn sterk verbeterd. Waar we bij 4i nog wel eens te horen kregen dat het moeilijk omschakelen was, is dat verschijnsel bij 5i helemaal verdwenen. Op het moment dat je iets nodig hebt, is het er, op de plek waar je het verwacht. Het gebruiksgemak is het uitgangspunt geweest bij de ontwikkeling: optimale gebruiksvriendelijkheid!
 
Dus het gaat met name om de nieuwe user interface?
 
De nieuwe user interface is uiteraard het meest in het oog springend maar een FMIS pakket optimaal gebruiksvriendelijk maken heeft gevolgen voor het hele pakket, van voor naar achter, van boven naar onder. Vandaar dat het ook een heel grote operatie is. Naast de vernieuwde user interface lijken deze aanpassingen en nieuwe functionaliteiten een beetje in de schaduw te staan, maar het zijn wel degelijk heel belangrijke ontwikkelingen. Tracking & tracing is bijvoorbeeld een functionaliteit waar veel naar gevraagd is in het verleden. Dat is een ontwikkeling die diep in de basis van het pakket moet worden opgelost en dat hebben we nu gedaan. De functionaliteit stelt je in staat altijd te kunnen traceren wat er wanneer door wie met bijvoorbeeld een melding of reservering is gedaan. Vooraf lijkt het niet altijd nuttig, maar achteraf blijkt het toch erg handig te kunnen zijn om terug te kunnen vinden wie bijvoorbeeld broodjes heeft besteld terwijl de vergadering waarvoor dit bedoeld was, is afgelast.
  
De techniek staat ook niet stil, hoe haakt Facilitor 5i daarbij aan?
 
Kijk bijvoorbeeld eens naar de ontwikkeling die Google doormaakt; dat deugt en dus hebben we gekeken wat van toepassing zou zijn binnen een FMIS. Zo kun je nu met één zoekterm meteen je product of dienst vinden en ook vanuit dat punt direct bestellen of regelen. Dat is een voorbeeld van iets dat voorheen niet zomaar mogelijk was en waar je door de opkomst van Google heel erg gewend aan bent geraakt.
 
In totaal zijn er tussen de 250 en 300 items aangepakt en met deze nieuwe en aangepaste functionaliteit in combinatie met nieuwe technieken hopen we weer een basis te hebben gelegd voor de komende jaren. Zo hopen we de ontwikkelingen in het vakgebied een goede plek te kunnen geven.
 
Waarom zou je over moeten stappen naar Facilitor 5i? Wat schiet je als organisatie ermee op?
 
Het biedt laagdrempeligheid en gebruiksgemak. De doelstelling die we voor ogen hebben gehad is dat het werken met Facilitor niet als last wordt ervaren, maar een echte ondersteuning in je werk biedt.
 
Door het gebruiksgemak hou je meer tijd over om te besteden aan je inhoudelijke functie, de administratieve zaken worden gewoon geregeld.
En dat is uiteindelijk waar automatisering toe dient!
 
En nu?
 
Nu staat een nieuwe uitdaging voor de deur: klanten en hun gebruikers laten kennismaken met 5i. We hopen dat zij net zo enthousiast zijn als wij en de klankbordgroep. Op 1 oktober hebben we natuurlijk al het congres gehad en daar hebben we positieve reacties gekregen. Dat sterkt ons in de gedachte dat we iets moois aan het ontwikkelen zijn. Nu zijn we druk bezig met de afronding om het in het eerste kwartaal van 2010 te kunnen uitrollen. Sommige organisaties kunnen niet wachten om ermee aan de slag te gaan en voorzien geen problemen, maar er zijn natuurlijk ook organisaties die veel meer voorbereiding nodig hebben en dat is de gezamenlijke uitdaging voor de komende maanden.
 
De uitrol zal uiteraard in nauw overleg met de klanten gaan, want we realiseren ons heel goed dat we het voor hen doen, niet voor onszelf. Het is pas afgerond als het bij iedereen op een goede manier in gebruik is.
 
Hoe gaat SG|facilitor de overgang begeleiden voor klanten?
 
Iedere organisatie is uniek, ook wat betreft het gebruik van Facilitor. Er zijn organisaties die zelf goed zijn ingesteld op het opleiden van de gebruikers en er zijn organisaties die daar geen voorzieningen voor hebben. Voor alle variaties hebben we een opleidingsmogelijkheid bedacht, variërend van geen opleiding en i-Learning tot intensieve begeleiding.
 
Facilitor 5i kent heel veel mogelijkheden die niet meteen aan de oppervlakte liggen. Een eerste kennismaking is in mijn ogen wel een vereiste. Om die reden organiseren we plenaire trainingen waarbij iedereen een overview krijgt van de nieuwe functionaliteiten en uiteraard van de nieuwe user interface. Deze training is het beginpunt voor de echte uitrol; iedereen kan hier zien wat de verschillen en de mogelijkheden zijn en op basis hiervan inschatten hoeveel begeleiding de eigen organisatie nodig heeft. We zijn allemaal heel nieuwsgierig naar de reacties van klanten.