Wat is een FMIS?

Een FMIS is een Facilitair Management Informatie Systeem. Het is een softwaresysteem waarmee het gehele werkveld van Facility Management, Inkoop, IT Service-Management, Vastgoed en HRM kan worden ondersteund. Waar u ook bent, u heeft altijd inzicht in de dagelijkse ondersteunende processen binnen uw organisatie.

Waarom een FMIS?

Tijdens de drukte van een werkdag moet er veel geregeld worden, zoals het organiseren van vergaderingen, het ontvangen van bezoekers, een melding over een kapotte lamp of een inkoopaanvraag. En iedereen wil dit goed en snel geregeld hebben, zonder uitgebreide mails of telefoontjes over en weer, vanaf je werkplek, of als je onderweg bent vanaf je smartphone of tablet, waar of wanneer dan ook.

Alle betrokkenen binnen de organisatie, en bijvoorbeeld ook leveranciers buiten de organisatie, zijn goed op de hoogte en hebben alle benodigde informatie tot hun beschikking. Ze zien zelf wat de status is van hun melding of welke actie zij moeten nemen, zodat u er geen omkijken meer naar heeft.

Correcte, eenduidige en actuele informatie is cruciaal om inzicht en overzicht te hebben. Met deze informatie kan worden bijgestuurd waar nodig om de efficiëntie en effectiviteit van uw dienstverlening te kunnen vergroten. Realtime informatie die op grafische wijze weergegeven kan worden in instelbare dashboards. Zo krijgt u de informatie waarmee u in één oogopslag ziet hoe uw afdeling op dit moment functioneert en of SLA’s gehaald worden.

Waarom het FMIS van FACILITOR?

FACILITOR wordt meer dan 25 jaar dagelijks intensief gebruikt en voortdurend up-to-date gehouden. Daarom is het zowel proven technology als innovatief. Wij hebben hierbij de keuze gemaakt voor 100% gestandaardiseerde software, niet programmeren maar configureren dus.

Makkelijk in gebruik en toegankelijk op alle devices, waar u ook bent. Ons systeem wordt door onze ruim 200.000 gebruikers als gebruiksvriendelijk en intuïtief ervaren. Daarnaast sparren we voortdurend met klanten over nieuwe oplossingen, ontwikkelingen en succesvolle werkmethoden.

Tips voor implementatie FMIS

Jaap Kosten en Cora Marchal Cora Marchal, adviseur facilities bij Holland Casino, en Jaap Koster, Facility Manager van Holland Casino Rotterdam geven u graag tips mee voor het implementeren van een FMIS!

Lees hier het hele artikel

  • Bij meerdere vestigingen: probeer de implementatie per vestiging te doen
  • Zorg voor een degelijke training
  • Vermijd de valkuil om teveel modules tegelijk te willen invoeren
  • Maak het systeem vooral leuk voor de gebruiker (voeg bijvoorbeeld foto’s toe)
  • Maak een bewuste keuze voor de benaming en nummering van goederen, artikelen, objecten (zorg voor identieke opbouw)
  • Geef het systeem een eigen naam en maak van de live-gang een bijzonder moment
  • Enthousiasme is besmettelijk (hoe enthousiaster de implementatiemedewerkers, des te positiever de gebruikers)
  • Bij systeemvragen kort na de live-gang: geef binnen een uur antwoord (dat zorgt voor vertrouwen en goodwill)
  • Zorg dat meerdere mensen het functioneel beheer kunnen uitvoeren (vervanging bij afwezigheid is dan makkelijk)

Tips en aandachtspunten bij de selectie van een FMIS-leverancier

  • Maak een haalbare planning en bepaal de gewenste doelen
  • Probeer vooraf een ‘Return on Investment’ vast te stellen (uw fmis leverancier kan hierbij helpen)
  • Kies een pakket dat kan meegroeien met de organisatie
  • Kies niet te makkelijk voor een pakket op maat, maar kies waar mogelijk voor een standaard pakket
  • Maak een keuze tussen SaaS (Software as a Service) en Licentie
  • Specificeer niet alle processen in detail, maar bekijk met de fmis aanbieder hoe de processen met de standaard software ingericht en geoptimaliseerd kunnen worden
  • Gebruik user cases en probeer het zelf uit (vraag een demo account) en kijk bij andere organisaties die het systeem gebruiken
  • Laat u niet verleiden door alle opties die een FMIS biedt en schaf in eerste instantie alleen een basis van modules aan die het meest relevant en noodzakelijk zijn voor uw organisatie
  • Voer de modules gefaseerd in, zodat u en de toekomstige gebruikers al snel resultaat kunnen zien met als gevolg dat er een draagvlak gecreëerd wordt en het implementatietraject versoepelt
  • Kijk niet alleen naar de kosten, maar vooral naar het oplossingsvermogen van de knelpunten en doelstellingen
  • Blijf met medewerkers communiceren en betrek ze bij het gehele traject om draagvlak te creëren en te behouden aangezien het om een lange termijn samenwerking gaat, kies de aanbieder die het beste bij u past. Denken zij met u mee? Hoe is het contact tijdens en na de implementatie georganiseerd en kent de leverancier uw organisatie werkelijk, is er flexibiliteit bij de leveranciersorganisatie om snel en adequaat op uw vragen te reageren?

Zij werken al met Facilitor

Wilt u meer weten?

Contact Trial aanvragen