AAFM Facility Management

AAFM Facility Management

AAFM is een management- en adviesorganisatie op het gebied van facilitaire oplossingen. De kernactiviteit is Integrated Facility Management, waarbij AAFM de integrale verantwoordelijkheid voor de gehele facilitaire portefeuille van haar opdrachtgevers overneemt.

De aanleiding

Groepen die een vergaderruimte zoeken, mensen die een flexplek onnodig bezet houden en vergaderruimtes waar niemand zit en die toch geboekt zijn. Je kunt je voorstellen dat dit soort zaken rumoer op de werkvloer geeft. Je wordt afgeleid van je werk of je zoekt onnodig naar een plek, omdat je denkt dat alles volgeboekt is. Dat moet anders kunnen dachten ze bij AAFM Facility Management. Tijd om een systeem te bedenken dat werkt. Niet alleen op papier, maar ook in de dagelijkse werkelijkheid.

AAFM Facility Management

Martin Leneman houdt zich als Business Information Specialist bij AAFM, management- en adviesorganisatie voor duurzame facilitaire oplossingen, onder meer bezig met het effectief inzetten van ruimtes. Hij wilde graag actueel inzicht krijgen in het benutten van de beschikbare ruimtes en werkplekken op het hoofdkantoor van AAFM.

“Het ging ons vooral om het efficiënt gebruik van werkplekken en het aanpassen van het gedrag van mensen. Als je een ruimte of werkplek boekt, verwachten we ook dat je deze ruimte benut, of op zijn minst zorgt voor afmelding als het niet meer nodig blijkt te zijn. Maar hoe zorg je nou voor een gedragsverandering? En hoe geef je inzicht in beschikbaarheid? Het antwoord daarop bleek uiteindelijk de toepassing van sensoren in combinatie met Facilitor.”

Sensoren als ogen en oren

Het pand van AAFM bestaat uit drie verdiepingen en heeft 100 werkplekken. De medewerkers werken regelmatig bij hun opdrachtgevers op locatie. Daarom werkt AAFM vooral met flexplekken. “We zagen dat veel medewerkers en relaties binnenkwamen, een plek in bezit namen en vervolgens verdwenen richting een vergadering. Daarmee werd een werkplek onnodig vastgehouden.

Om voor iedereen toch de zekerheid van een werkplek te bieden, hebben we gekozen voor een boekingssysteem in combinatie met sensoren. De werkplek wordt vrijgegeven als er een kwartier lang geen beweging wordt gesignaleerd. Daarnaast hebben we opslagruimte gecreëerd voor jassen en kantoorspullen. Deze sensorinformatie is overigens wel anoniem. We krijgen niet op medewerkersniveau te zien wie zich aan ‘claimgedrag’ schuldig maakt”, legt Leneman uit.

Sensoren als ogen en oren van het bedrijf

Centraal infopunt

Hetzelfde principe geldt ook voor vergaderruimtes. Een medewerker kan zelf via het FMIS een ruimte boeken, inclusief alle benodigde faciliteiten. Centraal op elke verdieping hangt een interactief touchscreen. Daar is op een plattegrond te zien welke vergaderruimte zich waar bevindt, welke reserveringen er zijn en of de ruimte daadwerkelijk gebruikt wordt. Daarmee is voor iedereen direct inzichtelijk wat de mogelijkheden zijn.

Op het touchscreen zijn ook wijzigingen aan te brengen of boekingen te maken. Als de sensor in een bepaalde ruimte geen beweging constateert, dan krijgt de boeker van de ruimte een bericht of hij de ruimte al dan niet wil vrijgeven.

Touhscreen 3d plattegrond

Energiebesparing als extra plus

Het werken met een boekingssysteem in combinatie met sensoren levert nog meer voordelen op dan alleen het inzicht krijgen in de actuele beschikbaarheid en het terugdringen van rumoer op de werkvloer. Leneman: “Met alle verzamelde data verkrijgen we nog veel meer inzichten. Denk maar eens aan de reductie van energiekosten. Door eerst een verdieping vol te boeken en vervolgens pas de volgende vrij te geven, kunnen we besparen op verlichting en verwarming.

Daarnaast leren we elke dag bij over populaire ruimtes en hoe lang een vergadering in een bepaalde ruimte gemiddeld duurt. Zo is er grote behoefte aan kleine ruimtes voor tweegesprekken die doorgaans een half uur tot drie kwartier duren. Dit zijn dan ook de standaardtijden die we nu voor dat soort ruimtes aanbieden.

Ook weten we - real time - exact hoeveel mensen er op een bepaald moment aanwezig zijn en dat is weer relevante informatie voor het personeel van de bedrijfskantine. Want hoeveel lunchmaaltijden moeten zij die dag voorbereiden? Evidence based facility management neemt echt een vlucht binnen facility management. Het zijn de ogen en oren van de FM’ers van de toekomst.”

Het antwoord daarop bleek uiteindelijk de toepassing van sensoren in combinatie met Facilitor

QR-code ruimtereservering
Bewegingssensor in het plafond

App als aanvullende dienstverlening

De samenwerking met Facilitor is Leneman erg goed bevallen. “Wat me vooral aanspreekt is dat zij voor wat betreft het systeem denken vanuit standaardoplossingen en niet vanuit maatwerkoplossingen die moeilijk te onderhouden zijn. Het moet multi-toepasbaar zijn. Omdat wij het systeem op deze manier wel op de wensen van de opdrachtgevers kunnen inrichten, is Facilitor de juiste partner voor ons. We vullen elkaar goed aan.”

Op dit moment ontwikkelt AAFM een facilitaire app, de MAX-app. “Dit doen we in samenwerking met Office App. In deze MAX-app kunnen medewerkers tal van facilitaire zaken regelen en visualiseren we real time sensorinformatie. Denk aan het boeken van een vergaderkamer, het aanmelden van bezoek of het laten stomen van kleding en het bestellen van een taart, maaltijden en bloemen. We proberen binnen deze app zoveel mogelijk gemak te bieden aan de eindgebruikers van onze opdrachtgevers. Door onze opdrachtgever een dergelijke app aan te bieden, laten we hun medewerkers efficiënter werken. Ook kunnen ze binnen die app meldingen doen over het pand waarin ze werken en andere bedrijfsgebonden facilitaire zaken regelen. Alle meldingen worden vanuit de app doorgestuurd naar het FMIS en vice versa. Een mooie service voor onze klanten, waarin Facilitor en wij uitstekend hebben samengewerkt.”!

Onderstaande video's leggen nader uit waarom juist het FMIS van Facilitor zo gunstig is voor AAFM.

Bekijk meer cases

Zij werken al met Facilitor

Wilt u meer weten?

Contact Trial aanvragen