Brightlands Chemelot Campus

Brightlands Chemelot Campus

Voor het soepel laten verlopen van de facilitaire processen gebruikt Brightlands Chemelot Campus sinds 2015 Facilitor als FMIS. Roger Quaedvlieg (informatiemanager), Rachel Witter (services manager) en Bart Coumans (functioneel beheerder) delen hun ervaringen. ‘Het systeem zorgt voor grip op de facilitaire processen en biedt veel inzicht op wat er het gebied van huisvesting en facility management speelt.’

V.l.n.r. Roger Quaedvlieg (informatiemanager), Rachel Witter (services manager) en Bart Coumans (functioneel beheerder), allen van Brightlands Chemelot Campus Geleen.

Wie vanaf de A2 per auto de Brightlands Chemelot Campus in Geleen nadert, merkt het meteen: hier is niet bepaald sprake van een doorsnee werkomgeving. De campus is geen vrij toegankelijk industrieterrein met enkele panden, maar een groot, omheind gebied met chemische fabrieken, kantoren, laboratoria, onderzoeks-, onderwijs en vergaderruimtes en ontspannings- en sportfaciliteiten. De campus is opgezet als een moderne R&D-community, waar 2.500 onderzoekers, ontwikkelaars, ondernemers en studenten bezig zijn met de chemische technologieën en producten van morgen.

De voorzieningen op de campus worden geleverd vanuit de Brightlands Chemelot Campus organisatie. Deze organisatie is verantwoordelijk voor het realiseren van vastgoed, het beheren en het commercieel exploiteren daarvan, inclusief het leveren van de (gebouw- en terreingebonden) services. Bij de Brightlands Chemelot Campus organisatie werken zo’n 60 medewerkers (fte) in vaste dienst.

Dagelijkse dynamiek op de campus en rol van facility management

Rachel Witter is sinds augustus 2015 als services manager verantwoordelijk voor alle soft services.
Met een paar zinnen schetst ze een beeld van de dagelijkse dynamiek op de campus en de rol van facility management. ‘We hebben hier 80 verschillende klanten, dat zijn grote corporates, MKB-bedrijven, pilot plant-medewerkers maar ook eenpitters die gebruik maken van de faciliteiten. Qua ruimtes moet je denken aan cleanrooms, vergaderzalen, restaurants, kantoren, laboratoria, een pilotplant en onderwijsruimtes. Brightlands Chemelot Campus organisatie levert de hard- en soft services aan al onze huurders.’

Om de facilitaire processen goed te kunnen uitvoeren en te monitoren is een stabiel en professioneel facility management informatiesysteem van groot belang. Op de Brightlands Chemelot Campus wordt sinds 2015 Facilitor gebruikt, een modulair opgebouwd FMIS (SaaS) waarmee het gehele werkveld van Facility Management, Inkoop, IT Service-Management, Vastgoed en HRM kan worden ondersteund. Vóór 2015 werd Facilitor ook al gebruikt, maar dat gebeurde toen vanuit de relatie met de toenmalige FM-dienstverlener Heyday (voorheen AAFM). 7.000 KWIS-meldingen per jaar

Het systeem wordt primair gebruikt voor het verwerken van de KWIS-meldingen (klachten, wensen, informatieaanvragen en storingen), in totaal zo’n 7.000 stuks per jaar. Tevens worden alle vergaderingen en events via dit systeem aangevraagd en verwerkt.

De meldingen komen op verschillende manieren bij de servicedesk binnen. Ten eerste kan een huurder zelf een melding aanmaken in het self service-portaal. Ten tweede kan een melding telefonisch of per e-mail binnenkomen. In alle gevallen wordt een melding door een medewerker van de servicedesk eerst beoordeeld.

Gaat het om een reguliere melding, bijvoorbeeld een storing, die onder de gewone servicekosten valt, dan wordt deze doorgezet naar de desbetreffende leverancier, die vervolgens het werk uitvoert en de melding in Facilitor weer afmeldt. Vervolgens controleert een medewerker van de Servicedesk of het werk correct is uitgevoerd. Als het sein op groen staat, ontvangt de leverancier een kostentechnisch akkoord en kan hij zijn factuur verzenden. Bij een klantwens is het proces anders ingericht: na ontvangst van het verzoek wordt eerst een goedkeuringsprocedure doorlopen. Pas als de benodigde autorisaties zijn verkregen wordt het product of de dienst, na het opvragen van één of meerdere offertes, door een leverancier geleverd. Als sluitstuk wordt een factuur opgesteld en verzonden aan de huurder. Dit loopt allemaal via het FMIS.

"Vorig jaar hebben we een enorme slag gemaakt met de verhuuradministratie"

Continu verbeteren – klantgerichtheid

Facilitor bevat alle basisinformatie, zoals ruimtenummer, vierkante meters en gebouwnummer. ‘De inrichting van het systeem is dus prima op orde. Desalniettemin is sprake van een continu verbeterproces’, zegt Roger Quaedvlieg, als informatiemanager verantwoordelijk voor de software-applicaties die de bedrijfsvoering optimaal ondersteunen. ‘Vorig jaar hebben we een enorme slag gemaakt met de verhuuradministratie. Zo zit de automatisering van de facturatie van de speciale wensen er nu in. En we zijn nu alweer aan de slag met een nieuwe verbetering. Momenteel is het aantal vierkante meters bepalend voor de kale huur die huurders betalen. De volgende slag is dat we het tarief van bepaalde aanvullende voorzieningen in een geautomatiseerd proces willen koppelen aan het aantal medewerkers dat bij een huurder werkt.’

Het voordeel voor de huurder is dat hij dan een factuur ontvangt die meer informatie bevat en overzichtelijker is, vult Bart Coumans, functioneel beheerder bij Brightlands, aan. ‘Nu ontvangt de huurder een factuur met bij de post ‘Voorzieningen’ één bedrag. In de nieuwe situatie is die factuur veel meer uitgesplitst, zodat een huurder meer zicht heeft op de samenstelling van de kosten. Daarnaast maak je als campusorganisatie zo veel meer zichtbaar wat je hebt geleverd en wat de toegevoegde waarde is van je dienstverlening.’

Een ander voorbeeld van een verbetering die er mogelijk aankomt betreft de facturering aan de huurder van de netwerkconnectivity. ‘Dat is nu een handmatig proces via de financiële administratie, maar het is natuurlijk handiger om dat vanuit Facilitor, gekoppeld aan bijvoorbeeld het aantal vierkante meters en de hoeveelheid gebruikers, geautomatiseerd te laten verlopen vanuit de contractmanagement-module’.

Systeemwijzigingen

Wijzigingen in het systeem zijn op verschillende manieren mogelijk. Kleine aanpassingen op functioneel niveau kan Coumans als functioneel beheerder zelf uitvoeren, maar voor aanpassingen op softwareniveau is de leverancier de aangewezen partij. Coumans: ‘Daarnaast kunnen zich ook wijzigingen voordoen, die in de kern van de applicatie zitten. Dan is het aan Facilitor om te bepalen hoe daar mee om wordt gegaan en wie uiteindelijk welke kosten draagt.’

"Een wens voor de nabije toekomst is het verder verrijken van de in het FMIS aanwezige kennisbank"

Managementrapportage

De algemene managementrapportage wordt deels gevoed vanuit het systeem, zegt Quaedvlieg. ‘Op een aantal essentiële onderdelen krijgen we vanuit het systeem gegevens aangeleverd. Deze worden geautomatiseerd verwerkt in een rapportageomgeving op basis van Microsoft Power BI. We hebben voor deze manier van werken gekozen omdat Power BI ons in staat stelt om rapportages uit verschillende applicaties te combineren.’

Wens voor de toekomst

Een wens voor de nabije toekomst is het verder verrijken van de in het FMIS aanwezige kennisbank. Witter geeft met een voorbeeld aan waarom dat een stap vooruit zou zijn: ‘Hoe krijg je het nu zo georganiseerd dat iedereen die dat moet weten, weet dat leverancier X vanaf nu niet meer in gebouw Y mag komen? Of hoe zorg je ervoor dat alle processen, of afwijkingen daarop, voor iedereen bekend zijn? Dat soort zaken kun je heel goed in de kennisbank vastleggen, iets dat we voor de komende periode nog beter willen gaan doen.’

Bezoekersmodule in 2019 in gebruik

Een concrete uitbreiding staat al voor Q1 2019 gepland: dan wordt de bezoekersmodule van Facilitor in gebruik genomen. Iedere bezoeker die is aangemeld, ontvangt vanaf dan vooraf een e-mail met een link naar een veiligheidsinstructie, met het verzoek of hij die instructie voor zijn bezoek wil bekijken. Vervolgens ontvangt hij een QR-code die hem op een bepaalde datum toegang tot het terrein verleent. De interface die dit mogelijk maakt tussen het toegangscontrolesysteem en Facilitor wordt op dit moment geconfigureerd. ‘Deze nieuwe oplossing draagt bij aan een klantvriendelijke ontvangst’, sluit Witter af.

Door Gerard Dessing, hoofdredacteur van Facto Magazine

Bekijk meer cases

Zij werken al met Facilitor

Wilt u meer weten?

Contact Trial aanvragen