CGI

CGI is de op vier na grootste onafhankelijke zakelijk en IT-dienstverlener van de wereld. Actief vanuit honderden locaties wereldwijd, met ruim 68.000 professionals, gespecialiseerd in business consulting, systeemintegratie en IT-outsourcingdiensten.

Toegang tot een secure zone? Regel het zelf!

‘Ach, wil jij die technische storing even oplossen op de hoofdlocatie?’ Je wordt als facilitair manager regelmatig aangesproken in de wandelgang of gemaild tijdens een vergadering en er wordt vervolgens ook nog van je verwacht dat je mensen op de hoogte houdt van de status van hun melding. Natuurlijk is dit enigszins gechargeerd, maar veel managers zullen deze situatie herkennen. Door storingen en meldingen te stroomlijnen via een softwaresysteem gaat er veel minder data verloren én worden storingen sneller opgelost.

Meldingen clusteren

Jacqueline Logjes is Facility Expert bij CGI, een ICT-bedrijf dat software-oplossingen bedenkt voor hun klanten en business consultants levert voor de implementatie ervan. “We hadden sterk de behoefte om storingen en meldingen efficiënter op te pakken. Niet alleen wilden we de informatie clusteren, we hadden ook sterk de behoefte om de interne medewerkers op de hoogte te houden van de status van hun melding. We zijn op zoek gegaan naar een partner die dat voor ons kon realiseren en kwamen terecht bij Facilitor. Samen met hen zijn we begonnen met het registreren van storingen op de locaties. Daarbij moet je denken aan een wc die niet doorspoelt, een koffieapparaat die het niet doet en andere veelvoorkomende kantoorproblemen. Al snel hebben we daar het boeken van vergaderruimtes aan toegevoegd.”

Geautoriseerde toegang

Normaal gesproken is het toekennen van bepaalde autorisaties voor medewerkers een standaardoplossing van Facilitor. De vraag van CGI ging echter verder dan dat. Logjes: “Onze klanten hebben vrij specifieke wensen ten aanzien van beveiliging van hun gegevens. We werken veel in wisselende teams en hebben toegang tot gevoelige informatie. Zo voeren we bijvoorbeeld audits uit, waarbij alleen bevoegde mensen in afgesloten zones toegelaten mogen worden. Om de drempel te verhogen om toegang tot een ruimte te krijgen, wilden we graag met geautoriseerde toegang gaan werken. Samen met Facilitor hebben we gekeken hoe dat het beste ingepast kon worden in hun modulair systeem. Uiteindelijk kozen we voor een passysteem met kaartlezers.”

Zelf regelen

Iedere medewerker heeft via zijn eigen pas een standaard autorisatie. Per klant kunnen aparte rechten toegekend worden. Deze aanvraag gaat via Facilitor waar de toegang voor een secure zone wordt aangevraagd. De melding gaat via een mail naar de owner of deputy van die bepaalde zone. Hij of zij kan alleen voor zijn zone een aanvraag toekennen of afwijzen. Na acceptatie gaat er automatisch een melding naar Toegangbeheer die zorgt dat de juiste autorisatie op de eigen badge toegevoegd wordt. “Dit soort aanvragen komen dagelijks voor, dus het scheelt ons enorm veel werk als facilitair managers. Medewerkers kunnen nu zelf een aanvraag doen en benodigde documenten uploaden. Daarnaast is het makkelijk schakelen met de owner en hebben we altijd inzichtelijk wie waarvoor rechten heeft.”

Standaard is een kracht

“Hoewel Facilitor in de basis geen groot voorstander is van maatwerk, hebben ze deze oplossing echt specifiek voor ons ingericht. Ze hebben een oplossing bedacht, die binnen de standaard ingebouwd kon worden, zodat het voor ons bedrijf goed zou functioneren. En ik snap ook dat ze denken in standaardoplossingen die toepasbaar zijn voor meerdere klanten, dat is ook hun kracht. Maar wanneer we toch wat afwijkende vraagstukken hebben, kunnen we gelukkig altijd bij ze terecht. We komen altijd tot een goede oplossing. En wat ik ook erg leuk van ze vind, is het aanbod van webinars. Door met hun klanten deze webinars te volgen, hoor je wat er speelt bij andere bedrijven en organisaties op het gebied van facilitair management. Daar leer ik ook weer van en levert soms verfrissende ideeën op”, besluit Logjes.

Bekijk meer cases

Zij werken al met Facilitor

Wilt u meer weten?

Contact Trial aanvragen