Provinciehuis Noord-Brabant

Provinciehuis Noord-Brabant

In het provinciehuis Noord-Brabant geldt de wet van de grote getallen. Het maakt dat het Facilitair Management Informatie Systeem (FMIS) van Facilitor, waarmee het complete werkveld wordt ondersteund, onmisbaar is. René Ermers, teamleider Dienstenplein bij provincie Noord-Brabant, vertelt erover.

Er loopt er niet één verwend naar binnen, maar ze lopen er wel verwend uit

“Ik heb het vanochtend nog even nagekeken, in maart hadden wij hier in het provinciehuis 1.400 vergaderingen. 1.400! En allemaal zijn ze via Facilitor aangevraagd, inclusief extra’s als de catering”, glundert Ermers. Hij is samen met zijn team van twintig mensen vooral actief in het ontzorgen van de eindklant. “Wij zijn het eerste aanspreekpunt van de medewerkers als het gaat om facilitaire zaken, ict, repro en dtp-opmaak. Onze helpdesk lost daarbij iets meer dan 75 procent meteen op.”

Iedereen kan via de app van het FMIS gebak bestellen

Voor alle andere zaken schakelt het Dienstenplein de hulp in van zogenoemde back-offices. Dit zijn ruim honderd (ook externe) medewerkers, die heel specifiek services leveren. “Wij hebben bijvoorbeeld afspraken met vaste installateurs voor gas, water en de elektra. Maar dat geldt ook voor de bloemist en een bakker”, verklaart Ermers. Dat laatste lijkt een futiliteit, maar niets is minder waar. “Men is hier erg gesteld op verjaardagen en traktaties. Nou, dat is voor de medewerkers nu in goede handen en in een handomdraai geregeld. Dankzij Facilitor. Iedereen kan via de app van het FMIS gebak bestellen. De volgende dag staat het klaar en is het bij ons aan de balie af te halen en af te rekenen. Dat scheelt hen tijd – het is toch al snel een kwartiertje heen en weer lopen naar de bakker op de hoek - en voor ons een kleine moeite.” Het is Ermers en zijn team ten voeten uit; de maximale service voor de eindklant. “Iedereen kan voor alles, behalve werkinhoudelijke zaken bij ons aankloppen, het is namelijk ons doel om de medewerkers maximaal te ondersteunen, zodat zij hun werk voor de provincie Noord-Brabant zo goed mogelijk kunnen doen.”

Defecte lamp

Het provinciehuis maakt al langere tijd gebruik van het FMIS van Facilitor. “Eerst op kleine schaal, nu is dat inmiddels best breed”, vertelt Ermers. Hij merkt nog best grote verschillen. “Veel meldingen over een defecte lamp komen bijvoorbeeld nog telefonisch binnen, terwijl dat via de app van Facilitor sneller is geregeld. Daarin moeten we de medewerkers nog iets beter opvoeden. Nu kloppen wij deze meldingen dan namelijk zelf in het systeem in en wordt de workflow van daaruit opgevolgd. Als het gaat om ict-problemen of om dtp-opmaak, dan worden de aanvragen wel voornamelijk digitaal gedaan.” Specifiek voor de grafische zaken wordt 90 procent uitbesteed, daarbij bekijkt het Dienstenplein de aanvraag die via Facilitor binnenkomt en beoordeelt de medewerker daar welke externe ‘partner’ de werkzaamheden mag uitvoeren. “Efficiency, kwaliteit en kosten zijn daarbij belangrijke factoren; bij wie kunnen wij het werk snel en tegen de beste voorwaarden wegzetten?”

Er komen dagelijks tal van meldingen binnen bij het Dienstenplein. “Op echt drukke dagen zijn er hier zo’n duizend mensen binnen, het gemiddelde ligt op zo’n 500. Iedereen die bij ons werkzaam is, heeft toegang tot Facilitor”, legt Ermers uit. Hij spreekt daarbij over de wet van de grote getallen. “Dan heb ik het niet alleen over de hoeveelheid vergaderingen op een dag, ook over spullen. Een beamer, laptop, telefoon, NS Business Card, noem het maar of de medewerkers hebben het of moeten het hebben. Dat betekent dat dit alles goed moet worden geadministreerd. Wie heeft nu wat?” Ook daarin ondersteunt Facilitor. “Een nieuwe medewerker wordt door personeelszaken in Facilitor aangemeld. Daarbij wordt het verzoek aan ons gedaan om voor de medewerker bijvoorbeeld een mobiele telefoon en een laptop of tablet te regelen. Wij verzorgen dat vervolgens. Het grote voordeel van deze workflow is dat alles meteen vastligt; wat krijgt de medewerker allemaal in bruikleen, bij een eventuele uitdiensttreding kunnen we dat dan ook meteen opvragen.” Volgens Ermers scheelt dit tijd en geld. “Ga maar na, als je tien telefoons van gemiddeld driehonderd euro kwijt bent, dat is toch een flinke kostenpost.”

Medewerkers zijn gewend om met Facilitor te werken, dat gaat hen dus goed af.

Single point of administration

Ermers is voorstander van een single point of administration. Hij zou om die reden ook meer koppelingen zien met de bedrijfssoftware van SAP van het Provinciehuis, waarbij Facilitor in zijn ogen de plek is waar alles samenkomt, en van waaruit de workflow start. “Neem financiën, nu moet een aanvraag voor een bestelling door medewerkers binnen SAP worden gedaan. Als je dat niet vaak doet, dan ben je daar misschien wel een halve dag zoet mee. Diezelfde aanvraag kan binnen Facilitor ook worden gedaan, en vervolgens worden doorgezet naar financiën. Zij beoordelen dan de aanvraag, keuren deze goed en kloppen ‘m in in SAP. Voor hen is dat misschien maar een half uurtje werk.” Het grote voordeel van deze oplossing is naast de snelheid, de toegankelijkheid, erkent Ermers. “Medewerkers zijn gewend om met Facilitor te werken, dat gaat hen dus goed af. Bovendien vindt de verantwoording van de uitgaven plaatst op de plek waar het hoort, bij financiën.”

Facilitor is al wel gekoppeld met het Microsoft Azure Platform van het provinciehuis. Dit is een cloud computing-platform van Microsoft, waarmee een aantal internetdiensten wordt aangeboden binnen de omgeving van het provinciehuis. “Medewerkers hoeven hierdoor bijvoorbeeld niet steeds hun inloggegevens in te voeren, dat gaat volledig automatisch”, zegt Ermers. Hij is ook vanwege de openheid van het FMIS-systeem erg te spreken over Facilitor. “Bovendien is de ondersteuning optimaal. Onze functioneel beheerders hebben een rechtstreekse lijn met Facilitor, bijvoorbeeld als er specifieke vragen of wensen zijn. Het voorbeeld van de bakker en de bloemenservice, dat hebben zij speciaal voor ons ingericht. De aanvraag wordt gedaan en die gaat rechtstreeks naar de bloemist. Zij schieten de factuur in Facilitor in. Makkelijk en eenvoudig. Voor ons, voor de externe partners en voor de medewerkers. Wij zeggen dan ook weleens gekscherend; er loopt er hier niet één verwend naar binnen, maar ze lopen er allemaal wel verwend uit.”

Bekijk meer cases

Zij werken al met Facilitor

Wilt u meer weten?

Contact Trial aanvragen