Houthoff Buruma

Houthoff Buruma

Houthoff Buruma is een van de grootste advocatenkantoren in Nederland, met meer dan 290 advocaten, notarissen en belastingadviseurs wereldwijd.

Aanleiding

Aanleiding voor de aanschaf van een Facilitair Management Informatie Systeem is het ontbreken van structurele managementinformatie die nodig is om de facilitaire organisatie zo optimaal mogelijk te laten draaien. Tevens is er vraag vanuit de medewerkers van de facilitaire afdeling naar informatie die gegenereerd kan worden door invoering van een FMIS.

Momenteel zijn veel processen nog niet geautomatiseerd waardoor informatie lastig verkrijgbaar of gewoonweg niet beschikbaar is. Daarnaast dient de informatievoorziening tussen de facilitaire afdeling en de interne klant, over bijvoorbeeld het afhandelen van meldingen en gemaakte reserveringen, verbeterd te worden. Samengevat is het de bedoeling dat door aanschaf en invoering van een FMIS meer en betere informatie beschikbaar zal komen en dat het de organisatie de volgende voordelen biedt:

Werkwijze

Bij Houthoff Buruma werken in totaal ca. 700 medewerkers verdeeld over vijf kantoren in Amsterdam, Rotterdam, Brussel, New York en Londen. In Brussel en Londen werken ca. 30 medewerkers. Amsterdam is de grootste vestiging, direct daarop gevolgd door Rotterdam. Houthoff Buruma wil bij voorkeur werken met het SaaS-model mits de beveiliging aansluit bij het door hen gehanteerde securitylevel. In principe moet iedere medewerker, vanuit iedere vestiging, direct kunnen beschikken over de geboden faciliteiten gebaseerd op één product- en dienstencatalogus en vanuit één database. Bovenal moet het systeem gebruikersvriendelijk en uitnodigend ontworpen zijn.

FACILITOR stelt ons in staat één corporate facility management te realiseren.

Implementatie

Het traject van invoering van Facilitor bij Houthoff Buruma is zeer voorspoedig verlopen. Kort na het inlezen van de ruimtegegevens en de realisatie van een koppeling met het personeelssysteem, is de module Reserveringen uitgerold. De front- en back offices zijn per vestiging getraind en geïnformeerd over de nieuwe werkwijze ondersteund door Facilitor. De module Servicedesk is in eerste instantie klein uitgerold voor alleen het indienen van repro-aanvragen. Op deze wijze kwam een grotere groep medewerkers van Houthoff Buruma – voor een duidelijk gedefinieerd doel – voor de eerste keer in aanraking met Facilitor. Het vervolgens openstellen van de Servicedesk voor telkens meer zaken ging daarna vanzelf. Dit tot enthousiasme van zowel de facilitaire organisatie als de medewerkers van Houthoff Buruma.

Inmiddels is Facilitor al sinds november 2007 in gebruik en worden er periodiek steeds nieuwe activiteiten aan de producten- en dienstencatalogus toegevoegd. Het uiteindelijke doel is om alle facilitaire- en ICT-activiteiten met Facilitor te ondersteunen. Het hebben van een testomgeving (voor het testen van nieuwe werkwijzen) naast een productieomgeving, blijkt bij uitbreidingen uitermate nuttig. Resultaat Na een inrichtingstraject van circa 2 maanden volgde een testperiode van 4 weken.

Het systeem, bestaande uit de modules Ruimte en Personenbeheer, Reserveringen, Servicedesk, Bezoekersbalie, Objectenbeheer en e-procurement, is vanaf 1 november 2007 in productie. De implementatie is aangenomen voor een vaste prijs en voor beide partijen naar tevredenheid opgeleverd. FACILITOR wordt gebruikt door 50 key-users en 700 frontend users en is beveiligd met HTTPS en een geavanceerd Single Sign On protocol.

Bekijk meer cases

Zij werken al met Facilitor

Wilt u meer weten?

Contact Trial aanvragen