Medux

Medux is één van de grotere organisaties voor zorg- en welzijnsproducten in Nederland. Of het nu gaat om advies, koop, huur of leen van rolstoelen, krukken of rollators, Medux levert het.

Maar liefst 157 vestigingen en zo’n acht belangrijke assortimentengroepen, die gezamenlijk bestaan uit duizenden artikelen. Het is de dynamiek waarmee de afdeling Facilitaire Zaken van Medux onder meer te maken heeft. Want hoe komen die artikelen op de locaties? En hoe kunnen de kosten worden beheerst? Met het FMIS van Facilitor houdt Peter van Vilsteren, directeur Facilitaire Zaken, grip.

“Thuiszorgorganisaties, zorgprofessionals, zorgverzekeraars, ziekenhuizen, gemeenten en leveranciers nemen allemaal producten van ons af”, legt Van Vilsteren uit. Dat gebeurt rechtstreeks of via de dealerlocaties. Daarnaast kunnen cliënten van bijvoorbeeld zorgverzekeraars ook terecht bij de uitleenlocaties en de tachtig winkels van Medux. “In totaal zijn wij als afdeling Facilitaire Zaken verantwoordelijk voor 157 locaties. Dit varieert van het uitleenpunt tot de diverse distributiecentra in het land”, aldus Van Vilsteren.

In totaal zijn wij als afdeling Facilitaire Zaken verantwoordelijk voor 157 locaties

De huisvesting en het wagenpark zijn belangrijke aspecten in het beheer bij die locaties. “Kortweg zijn wij verantwoordelijk voor alle niet-handelsgoederen. Daar onder vallen de auto’s, maar ook de bedrijfskleding, het gereedschap, de schoonmaakartikelen en de kantoorartikelen.” Dat beheer bezorgde de Directeur Facilitaire Zaken tot mei 2014 nogal eens kopzorgen. “Want hoe zorg je dat alle locaties in het bezit komen van alle artikelen? We hebben namelijk geen centraal magazijn. En hoe beheers je daarbij de kosten? Natuurlijk waren er raamovereenkomsten, maar of iedereen hier ook daadwerkelijk gebruik van maakte was moeilijk inzichtelijk te krijgen. En bleef iedereen wel binnen het budget? Ook het bijsturen per locatie was bijzonder moeilijk, want voordat wij hier op het hoofdkantoor de kostenanalyse hadden gemaakt, waren er al weer nieuwe bestellingen geplaatst.”

Foto medux

Meldingenbeheer

Het moest anders. En kon ook anders, wist Van Vilsteren. Met behulp van een FMIS. “Dat was echter makkelijker gezegd dan geregeld. Ik heb verschillende FMIS-aanbieders geraadpleegd, maar niemand kon leveren wat ik graag wilde”, aldus Van Vilsteren. Totdat hij bij Facilitor aanklopte, waarmee het huidige FMIS is ingericht. De Directeur Facilitaire Zaken van Medux had namelijk de wens om alles te verenigen binnen één FMIS. De bestelmogelijkheid, het meldingenbeheer, het contractbeheer, een budgettool, noem het maar op. “Vooral mijn wensen ten aanzien van de budgettool konden de meeste FMIS-leveranciers niet leveren, behalve Facilitor, mede dankzij de open structuur van hun systeem”, zegt Van Vilsteren. Hij ondersteunt het met een voorbeeld. “De meest FMIS-systemen werken met jaarbudgetten, ik wilde sturen op een maandbudget. Want hoe gaat dat in de praktijk? Mensen bestellen artikelen en halverwege het jaar blijkt ineens dat het budget al is opgesoupeerd. Ik wilde meer in control zijn en per maand kunnen sturen. Dat kan nu.”

Bovendien kan er met de budgetten tussen de verschillende regio’s en de verschillende business units worden geschoven. “Alle vestigingen zijn ingedeeld in regio’s, een regioverantwoordelijke is hierbij in de lead. Daarboven hangt weer een business unit-directeur. Dus als vestiging A zijn maandbudget bij het bestellen van artikelen overschrijdt, dan krijgt de regioverantwoordelijke een notificatie hiervan. Die kan vervolgens kijken wat de reden is van de overschrijding en of locatie B wellicht budget over heeft. Door het budget te verschuiven naar locatie A, kunnen de artikelen toch worden besteld zonder dat het budget wordt overschreden. Hetzelfde kan ook business unit-overstijgend.”

De innovatieve budgetoplossing dient een breder doel, blijkt uit de woorden van Van Vilsteren. “Ik vind dat medewerkers de gelegenheid moeten hebben om te doen wat ze moeten doen. Dus als zij denken dat ze extra kantoorartikelen nodig hebben, dan moeten ze die kunnen bestellen. Bij andere FMIS-systemen wordt bij een budget overschrijdende inkoop alleen gezegd of het wel of niet oké is. Dat betekent dat vestigingen ofwel de artikelen niet geleverd krijgen ofwel het budget overschrijden. In ons geval gebeurt geen van beide. Wat heet, we houden soms budget over per maand.” Behalve deze voordelen, zo stelt Van Vilsteren, zorgt de aanpak voor betrokkenheid. “Onze locaties zijn zeer divers van aard, de regioverantwoordelijke leert ze op deze manier nog beter kennen. Wat gebruiken ze waar en wat hebben ze waar precies nodig? Hij kan vervolgens beter de budgetten beoordelen en waar nodig bijsturen of ermee schuiven. Zo krijgt de locatie precies wat nodig is.”

Hoge mate van gebruiksgemak

Behalve de budgettool heeft Facilitor samen met Medux veel aandacht besteed aan de voorkant van het FMIS-systeem. “Het is natuurlijk best een uitdaging om alle mensen op de locaties mee te krijgen in de overstap naar een FMIS-systeem. Dat is alleen te realiseren door hen ook de voordelen te laten ervaren. Wij hebben dat gerealiseerd door een hoge mate van gebruiksgemak ”, aldus Van Vilsteren. Hij spreekt van een webshop-omgeving. “Kijk”, demonstreert hij, “met één klik op de knop kunnen de vestigingsleiders de artikelen bestellen. Een foto toont het product, inclusief de prijs. Als de bestelling wordt geplaatst vindt automatisch de budgettoets plaats. En omdat het een cloudoplossing is geeft het systeem real-time inzicht.”

Ik heb een broertje dood aan minimale bestelhoeveelheden en extra orderkosten bij kleine bestellingen

De afdeling Facilitaire Zaken heeft aan de ‘achterkant’ afspraken gemaakt met de contractleveranciers. “De artikelen, de prijs, de leveringsvoorwaarden; alles. Ik heb bijvoorbeeld een broertje dood aan minimale bestelhoeveelheden en extra orderkosten bij kleine bestellingen”, benadrukt Van Vilsteren. Naast de contractleveranciers hebben vestigingsmanagers enige vrijheden. “Binnen het FMIS is een variant aangemaakt waarbinnen bestellingen bij andere leveranciers kunnen worden geplaatst. Maakt men hiervan gebruik, dan vindt ook de budgettoets plaats en ontvangt de regioverantwoordelijke er een notificatie van”, aldus Van Vilsteren.

Medux heeft het facilitair management informatie systeem samen met Facilitor ingericht. Ook wordt samen gekeken naar het verder optimaliseren ervan. “Natuurlijk zijn er wensen. Nu nog vindt de budgettoets plaats op basis van het totale budget per regio. We willen er naar toe dat de budgettoets per productgroep plaatsvindt, zodat ik niet hoef te wachten op de maandrapportage met de specificaties van de afdeling finance. Dat moet er echt snel komen.” Ook wil Medux het aantal productgroepen in de toekomst uitbreiden, zoals ICT. Van Vilsteren: “Maar ook andere business units kijken nadrukkelijk naar deze oplossing. En dat is het mooie; we kunnen heel makkelijk opschalen. In leveranciers, in productgroepen en in het aantal gebruikers. Zo zijn en blijven wij aan de bal.”

Bekijk meer cases

Zij werken al met Facilitor

Wilt u meer weten?

Contact Trial aanvragen