Woningcorporatie QuaWonen

Woningcorporatie QuaWonen

QuaWonen is dé woningcorporatie voor Krimpenerwaard. Met 90 medewerkers beheren zij meer dan 8.400 woningen, voornamelijk in de sociale huursector.

Woningcorporatie QuaWonen nu geoliede machine

QuaWonen is een organisatie waar medewerkers veel ondersteuning nodig hebben bij het melden van storingen. Denk bijvoorbeeld aan problemen met brieven versturen, een telefoon die het niet doet of een applicatie die vastloopt. Hoe zorg je er nou voor dat deze meldingen niet je dagelijkse agenda beheersen? Facilitor richtte een FMIS-proces in, waarmee medewerkers planmatiger kunnen werken en huurders efficiënter geholpen worden.

Sinds februari 2017 maakt QuaWonen gebruik van het FMIS van Facilitor. In het voortraject keken medewerkers van alle afdelingen mee die ook zogenoemde kerngebruikers zijn. “Zij dachten mee over de hele inrichting van het systeem”, begint Nicole Schluep, teamleider facilitaire zaken. “Vooral op het gebied van reserveringen hebben zij een aantal opmerkingen geplaatst en zijn er wijzigingen doorgevoerd.”

Overzicht en inzicht

QuaWonen was voor de introductie van Facilitor een organisatie waar iedereen zijn eigen taken had. “Een logisch onderscheid in taken was er niet echt”, vertelt Schluep. “We wilden graag een kentering in onze organisatie, waarbij we meer aandacht konden schenken aan maatwerk, vooral voor de meer complexe meldingen en vragen. Dat vroeg om een meer gestroomlijnd proces. Om dit proces inzichtelijk te krijgen, hebben we met Facilitor gekeken welke modules binnen hun FMIS ondersteunend konden zijn voor onze medewerkers. Dat resulteerde in diverse modules, variërend van recurring tasks tot uitleenmodules en een rapportage voor het wagenpark. Uiteindelijk zijn we met ons nieuwe FMIS veranderd in een eerstelijns- en tweedelijnsorganisatie. Operationele zaken zoals bezorgingen en het bestellen van kantoorartikelen vangen we op aan de voorkant. Storingen, verhuizingen en klachten zijn specialistischer. Deze vragen vangen we op in de tweede lijn.”

We komen nu veel meer toe aan het leveren van kwaliteit

IT en facilitair onder één vlag

Een grote verandering tijdens het hele kenteringsproces was dat de afdelingen IT en facilitair samengingen. “Dit komt niet door of dankzij Facilitor hoor, want we waren dit al langer van plan. Facilitor is daarin wel ondersteunend geweest. IT- en facilitairgerelateerde vragen overlappen elkaar regelmatig. De klant heeft door deze samenvoeging nu één ingangspunt voor alle vragen. Daarnaast schakelen we nu veel sneller met elkaar. Facilitor is voor de samensmelting van de afdelingen een versnellende factor gebleken.” De verandering heeft ook veel gedaan met de sfeer op de afdeling. “Facilitor zorgt voor veel meer rust. Taken zijn nu duidelijker en logischer onderverdeeld. Dat betekent dat je als medewerker ook gerichter invulling geeft aan je taken. Ik durf ook wel te zeggen dat er zichtbaar meer plezier is op de afdeling.”

Medewerker QuaWonen

Minder kwetsbaar

QuaWonen is volgens Schluep minder kwetsbaar dankzij Facilitor, doordat ze zich niet meer op tijdrovende randzaken hoeven te richten. “We zijn nu in staat om veel effectiever te werken. Heel simpel voorbeeld: met bijvoorbeeld de uitleenmodule hebben we nu inzichtelijk wie welke laptop, beamer of auto in gebruik heeft. In de oude situatie waren we soms veel tijd kwijt aan het achterhalen wie wat geleend had. Daardoor verloren we snel het overzicht. Nu komen we veel meer toe aan het echte werk en het leveren van kwaliteit.” Ook de module ‘recurring tasks’ levert QuaWonen meer controle op, en dan vooral richting haar leveranciers. “We weten precies welke leveranciers hun afspraken nakomen. Als bijvoorbeeld een reparatie van een koffieautomaat niet heeft plaatsgevonden, dan zien we dat direct in het systeem. Met deze kennis kunnen we veel beter en gerichter aansturen op kwaliteit.”

Naast de uitleenmodule heeft QuaWonen ook gekeken of de sleutelmodule voor hen meerwaarde zou opleveren. “Uiteindelijk hebben we de sleutelmodule niet aangeschaft”, zegt Schluep. “Binnen onze organisatie zijn er simpelweg te weinig sleutels in omloop. We hebben daarom de sleutels opgenomen in het systeem als reserveerbare objecten aangezien het zoals gezegd om een klein aantal sleutels gaat. Door een sleutel te reserveren zie je nu wie welke sleutel in gebruik heeft.”

Verduurzaming wagenpark

Voor de verduurzaming van het wagenpark heeft Facilitor maatwerk geleverd binnen een standaard rapportagemodule. Met deze rapportage kan de woningcorporatie grote stappen zetten naar een duurzaam wagenpark. “Sinds de introductie hebben we alle bezettingsgraden inzichtelijk binnen ons wagenpark. We zien bijvoorbeeld welke auto’s langdurig stilstaan. Van auto’s die we niet gebruiken nemen we afscheid. In de toekomst willen we bovendien overstappen naar een ‘elektrisch wagenpark’. Met de kennis die we nu opdoen, kunnen we deze stap veel soepeler laten verlopen.”

Er is meer rust op de afdeling dankzij Facilitor

Geen ‘beren op de weg’

Na de selectie van modules, ging Facilitor aan de slag met de implementatie van het systeem. Het systeem wordt nu sinds februari 2017 daadwerkelijk door alle medewerkers gebruikt. Schluep heeft de implementatiefase en de ingebruikname als erg prettig ervaren. “We zijn eigenlijk tegen weinig strubbelingen aangelopen. En wanneer er zich onverhoopt toch een probleem voordoet, dan biedt Facilitor een handige chatfunctie waardoor je snel problemen tackelt. Je dient een ticket in en het probleem is binnen no time opgelost. De afdeling facilitaire zaken en IT hebben een opleiding gekregen in het gebruik van Facilitor. Een deel van ons heeft ook een cursus functioneel beheer van Facilitor gevolgd. Voor de overige medewerkers was het niet nodig om een opleiding te volgen. Het systeem is namelijk heel intuïtief in gebruik. Bovendien hebben we zelf een instructiekaart gemaakt voor het maken van een reservering of het indienen van een aanvraag of storing.”

De toekomst

QuaWonen is tevreden en heeft momenteel geen concrete uitdagingen die direct actie vereisen. Wensen zijn er wel. “Vragen van klanten kunnen veranderen. Ik kan mij voorstellen dat we dan een nieuwe module moeten opzetten. Een mobiele versie van Facilitor zou ook welkom zijn. We kunnen dan vanuit huis of op locatie inzage krijgen in bijvoorbeeld lopende reserveringen. Maar dat zijn toekomstwensen, voor nu zijn we erg tevreden.”

Bekijk meer cases

Zij werken al met Facilitor

Wilt u meer weten?

Contact Trial aanvragen