Rijkswaterstaat

Rijkswaterstaat werkt nu precies 10 jaar met het FMIS-systeem Facilitor. “Het is een systeem zonder al teveel poespas. Dat werkt prettig”, zegt John van Doorn van Rijkswaterstaat. “Bovendien is Facilitor een bedrijf dat oprecht met ons meedenkt. Ze proberen ons niet stiekem allerlei extra diensten te verkopen. We kunnen erop vertrouwen dat zij de oplossing aandragen die het beste bij ons past.”

John van Doorn, coördinator functioneel beheer bedrijfsvoering, kan zich nog goed herinneren dat Rijkswaterstaat tien jaar geleden voor een samenwerking met Facilitor koos. “We hebben voor Facilitor gekozen omdat het een systeem is zonder al teveel toeters en bellen”, zegt hij. “Facilitor heeft geen overdreven functionaliteiten die het systeem onnodig duur en ingewikkeld maken. Het is een betaalbaar systeem dat gewoon goed werkt.”

RIJKSWATERSTAAT GAAT OOK BIJ HET KNMI GEBRUIK MAKEN VAN FACILITOR

CONTINU VERBETEREN

Facilitor is door de jaren heen met zijn tijd meegegaan. “Als gebruikers kunnen we altijd ideeën aandragen om het systeem te verbeteren”, vertelt Marijn Leben, senior adviseur bedrijfsvoering bij Rijkswaterstaat. “Drie keer per jaar krijgen we een release. We zien dan welke verbeteringen Facilitor, eventueel op advies van andere gebruikers, heeft doorgevoerd. We kunnen gebruik maken van de verbeteringen die bij ons passen.” Ook John heeft de afgelopen jaren nieuwe ideeën aangedragen. “In 2009 hebben we bijvoorbeeld voorgesteld om een klanttevredenheidsonderzoek toe te voegen”, vertelt hij. “Het is leuk om te zien dat dit nog steeds in het pakket zit, ook al is het nu anders ingericht dan toen.” Ook de ICT-bestelportal is er later bijgekomen. “Dit is een gebruiksvriendelijke manier om autorisaties en bijvoorbeeld smartphones aan te vragen,” legt John uit. “De manager krijgt automatisch een mailtje om de aanvraag van de medewerker te verifiëren. Vervolgens handelt de ICT-leverancier het verzoek af. Ook bij deze functionaliteit zit de kracht in de eenvoud. Facilitor heeft het niet moeilijker gemaakt dan dat het is. Daardoor werkt het prettig.”

UP-TO-DATE

John zegt dat een systeem bovendien valt of staat met de manier waarop mensen ermee omgaan. Als voorbeeld noemt hij de module Reserveringen. In deze module is precies te zien welke vergaderzalen er nog vrij zijn en welke faciliteiten daarbij beschikbaar zijn. “Deze module werkt goed, omdat hij altijd up-to-date is. Het zou frustrerend zijn als je keer op keer merkt dat de gegevens in het systeem niet kloppen met de werkelijkheid. Dat betekent bijvoorbeeld dat je een vergaderzaal met beamer hebt geboekt, maar dat je er achter komt dat de beamer niet aanwezig is of niet werkt. Daarom heeft onze afdeling facilitair er in het begin op gehamerd dat het belangrijk is om de gegevens in het systeem actueel te houden. Ze hebben daar veel energie in gestoken. Facilitor is gebruiksvriendelijk. Daardoor is het voor iedereen eenvoudig om wijzigingen door te voeren. Inmiddels voelt iedereen zich verantwoordelijk voor het bijhouden van het systeem. Het is een vanzelfsprekendheid geworden om wijzigingen door te voeren. Zo blijft het systeem up-to-date zonder dat medewerkers het gevoel hebben dat ze er veel moeite voor hoeven te doen.”

GEBOUWENBEHEER

Rijkswaterstaat wil het gebruik van Facilitor nu gaan uitbreiden naar klanten buiten Rijkswaterstaat. “Als Rijkswaterstaat zijn wij met drie andere overheidsonderdelen verantwoordelijk voor de facilitaire dienstverlening van alle rijksgebouwen”, legt Marijn uit. “Sinds kort zijn wij aangewezen als facilitaire dienstverlener voor de NVWA en het KNMI. Logisch dat we dit dan ondersteunen met ons eigen systeem.” Achter de schermen is er al veel werk verricht om de overstap naar Facilitor te maken. Het KNMI had een eigen meldingenstructuur en er waren lopende contracten met leveranciers. Deze zijn nu ondergebracht in Facilitor. “In zo’n transformatieproces merk je pas echt hoe fijn het is om met een kleine organisatie zoals Facilitor te werken”, zegt Marijn. “De helpdesk reageert altijd snel en de consultants denken op een goede manier met je mee. Je hebt het gevoel dat je zo’n transformatie samen als team tot een goed einde brengt.” De functionele inrichting is nu gerealiseerd. Het is nu zaak om ook de organisatie voor te breiden op de overstap. John: “We staan voor de uitdaging om binnen het KNMI te communiceren over de voordelen van Facilitor en instructies te geven over het gebruik. Daarna kan het systeem echt in gebruik genomen worden.”

MEERJAREN ONDERHOUDSPLAN

Rijkswaterstaat wil ook op andere gebieden het gebruik van Facilitor uitbreiden. Zo wil de organisatie gaan kijken of het gebruik kan gaan maken van het Meerjaren Onderhoudsplan van Facilitor. “Wij zijn verantwoordelijk voor het onderhoud van de 1100 gebouwen van Rijkswaterstaat”, zegt John. “De onderhoudsprogramma’s van deze gebouwen worden nu nog bijgehouden in losse bestanden en systemen. Het zou mooi zijn om dit in Facilitor samen te brengen. Daardoor hebben we een beter overzicht en is het eenvoudiger om alles up-to-date te houden.” Terugkijkend op de afgelopen tien jaar zegt John dat de samenwerking met Facilitor hem veel heeft gebracht. De belangrijkste reden waarom hij de samenwerking waardeert is de oprechte betrokkenheid van het bedrijf. “In de tien jaar dat ik nu met Facilitor samenwerk, heb ik nooit het gevoel gehad dat ze alleen maar wat willen verkopen. Ze denken oprecht met je mee en zoeken naar de beste oplossing. Dat geeft vertrouwen. Zo weet je dat je uiteindelijk altijd bij de beste oplossing uitkomt.”

LEREN VAN ANDERE GEBRUIKERS

Rijkswaterstaat heeft altijd veel waardering voor de gebruikersdagen van Facilitor. “Het is goed om met gebruikers van andere organisaties te praten”, vertelt Marijn. “Andere organisaties worstelen vaak met dezelfde problemen. Soms blijf je zelf in je eigen kringetje ronddraaien. Een gesprek met een andere gebruiker brengt je soms op nieuwe ideeën. Daar kom je verder mee.” John en Marijn vinden het bovendien interessant om te horen welke ervaringen andere gebruikers met het systeem hebben. “De laatste gebruikersdag sprak ik bijvoorbeeld iemand van de RAI die de module voor de aansturing van medewerkers gebruikt”, vertelt Marijn. “Ik vind het interessant om van hem te horen welke voor- en nadelen hij met deze module ervaart. Zo krijg ik een goed beeld op de vraag of die module ook zinvol voor ons kan zijn.”

Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Facto

Bekijk meer cases

Zij werken al met Facilitor

Wilt u meer weten?

Contact Trial aanvragen