UWV

UWV

UWV zorgt met haar 22.000 medewerkers voor landelijke uitvoering van de werknemersverzekeringen en voor arbeidsmarkt- en gegevensdienstverlening. Dat doen zij als zelfstandig bestuursorgaan (ZBO) in opdracht van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid.

UWV als uitvoeringsinstantie

UWV als uitvoeringsinstantie van de werknemersverzekeringen in Nederland telt zo’n 22.000 medewerkers. UWV heeft als kerntaken het verzorgen van uitkeringen aan werkloze en arbeidsongeschikte werknemers en deze te begeleiden naar betaalde arbeid. Om deze taken te kunnen financieren, int UWV premies bij alle werkgevers in Nederland.

De situatie tijdens de implementatie was als volgt: de organisatie is opgebouwd uit een drietal divisies: Arbeidsgeschiktheid (AG), Werkloosheidswet (WW) en de divisie Werkgevers (WG). De divisie AG verzorgt de uitkeringen aan arbeidsongeschikte werknemers, de divisie WW aan werkloze werknemers en de divisie WG verzorgt de inning van de premies. De divisies tezamen vormen de kern van het primaire proces. De divisies worden ondersteund door diverse stafafdelingen zoals Concern ICT, Facilitair & Inkoop en Algemeen Juridische Zaken. Marc van der Hijden was verantwoordelijk voor de implementatie van FMIS FACILITOR.

Aanleiding

UWV had in 2004 een netwerk van kantoren verdeeld over 145 locaties in het land. UWV wilde omstreeks 2006 gehuisvest zijn in nog slechts 17 regiolocaties, 1 hoofdkantoor en 10 frontoffice locaties. Het onderdeel Facilitair & Inkoop (F&I) wilde werken aan de beheersing van alle facilitaire processen en bijbehorende inkoopprocessen. Om die reden zijn er in 2004 op 18 plaatsen in het land facilitaire servicepunten ingericht. Voor de ondersteuning van deze servicepunten en voor de inzage in processen, procesgang en het verkrijgen van informatie voor de facilitaire managers, wilde F&I op deze 18 locaties de beschikking krijgen over een centraal facility management informatiesysteem. Na een selectietraject is de keuze op FACILITOR gevallen.

Bij de aanschaf van het FMIS gold de koppeling tussen het FMIS-pakket en andere standaard pakketten als een randvoorwaarde. Ook gold een standaard eis voor de inrichting: namelijk dat er gewerkt wordt vanuit één centrale database waarin de – zo veel mogelijk – uniforme basisgegevens worden vastgelegd. Dit vereist een volledig ‘webbased’ versie van het systeem, dat vanuit alle locaties benaderbaar dient te zijn met acceptabele responsetijden. FACILITOR kon aan deze eisen voldoen.

FACILITOR is volledig webbased en kan zodoende de vereiste schaalbaarheid garanderen voor onze 22.000 gebruikers

Werkwijze

Binnen UWV zijn landelijk 18 servicepunten Facilitair & Inkoop ingericht. Deze servicepunten kunnen in principe door alle (ca. 22.000) medewerkers van UWV benaderd worden voor klachten, wensen, informatieverzoeken en storingen betreffende facilitaire- en huisvestingszaken. De servicepunten registreren de gedane meldingen en handelen deze af. Daarnaast reserveren de servicepunten diverse zaken zoals vergaderzalen, bijhorende faciliteiten/voorzieningen en parkeerplaatsen. Ook registreren zij aangemelde bezoekers. Alle facilitaire bestellingen worden m.b.v. van de module e-Procurement ingekocht. Daarbij wordt zowel gebruik gemaakt van catalogusbestellingen als de Punch-out methode. De servicepunten leveren verder management- en sturingsinformatie t.b.v. diverse doelgroepen.

Gebruiksvriendelijkheid en autorisatie belangrijk

Het FMIS pakket moet via intranet door zeer veel gebruikers op meerdere locaties vanuit veel kantoren benaderd en/of geraadpleegd kunnen worden; denk bijvoorbeeld aan het afmelden van activiteiten door een uitvoerende op het moment dat deze afgerond zijn. Om die reden vereist de autorisatie specifieke aandacht. Daarnaast moet het FMIS zeer gebruiksvriendelijk zijn. Medewerkers die in het bezit zijn van weinig tot een gemiddelde hoeveelheid computerkennis moeten met de applicatie kunnen werken, of zich in ieder geval de werking van het systeem eigen kunnen maken door opleiding en instructie op een niveau dat aansluit bij het niveau van de medewerkers. De ervaring leert namelijk dat een adequate opleiding en training van de gebruikers waarbij het profijt dat het FMIS hen gaat bieden benadrukt wordt, een goede bijdrage levert aan de vereiste proces-discipline in de productiefase.

De trainingen en opleidingen voor de key-users zijn allemaal op locatie gegeven en toegespitst op de praktijk en werkprocessen van UWV. Voor de 22.000 frontend gebruikers is het train-de-trainer principe gehanteerd. Daarvoor zijn op iedere locatie enkele key-gebruikers gekozen die op hun beurt de frontend gebruikers instrueren en begeleiden. Tevens beschikten we over instructiesheets (A4-tje) waarin stap voor stap de gebruiker wordt geïnstrueerd hoe met de applicatie om te gaan. We hebben op deze wijze duizenden gebruikers opgeleid.

Actuele situatie

FACILITOR wordt op iedere UWV-locatie ingezet op de facilitaire vakgebieden Reserveringen, Servicedesk/Meldingen, Centrale Huisvesting, Bezoekersregistratie, Contractenbeheer, Schoonmaken, Verbruiksregistratie, FACILITOR Graphics, Objectenbeheer, e-Procurement, Verhuizingen en FACILITOR CAD.

Enkele kerngetallen

Bekijk meer cases

Zij werken al met Facilitor

Wilt u meer weten?

Contact Trial aanvragen